Protocol Klachtenregeling 4Fusion 

Auteur Marianne Poot, september 2021, versie 2.0 

4Fusion heeft voor klachten van deelnemers of ouder(s)/bewindvoerder een interne  klachtenprocedure opgesteld. Bij de intake van een deelnemer, onafhankelijk van de  verwijzer, wordt de deelnemer en zijn of haar ouder(s)/bewindvoerder op de hoogte gesteld  hiervan. In de uitgereikte huisregels wordt ook gesproken over de klachtenprocedure. De  klachtenprocedure en het klachtenformulier is via de website beschikbaar.  

Interne klachtenprocedure  

Indien een deelnemer of ouder/bewindvoerder een klacht heeft over onze begeleider kan  deze contact zoeken met de direct betrokken begeleider of met het bestuur. De namen van  de begeleiders en bestuursleden zijn altijd te vinden op de website. Als ook het  klachtenformulier 

Wanneer de deelnemer of ouder/bewindvoerder contact zoekt met de begeleider, wordt er  een aparte afspraak gemaakt buiten de reguliere begeleidingstijden om de klacht te  bespreken en tot een oplossing te komen. Deze oplossing wordt schriftelijk vastgelegd en  daarmee wordt de klacht afgesloten. 

Mocht dit niet leiden tot een bevredigende oplossing dan kan de klacht neergelegd worden  bij het bestuur. De klacht dient in principe binnen een redelijke termijn na het ontstaan van  de klacht ingediend te zijn bij het bestuur. Echter is het mogelijk om tot 5 jaar na dato een  klacht in te dienen. Mocht de klacht een vermoeden van kindermishandeling zijn dan treedt  de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling in werking.  

Na indiening van de klacht bij het bestuur gaan beide partijen met elkaar in gesprek. In dit  gesprek wordt de klacht besproken, afspraken gemaakt en een oplossing gezocht. Van dit  gesprek wordt een verslag gemaakt door het bestuur met hierin de eventuele afspraken  en/of oplossingen. Het bestuur draagt er zorg voor dat de gemaakte afspraken bij de  betreffende begeleider of indien van toepassing bij alle begeleiders bekend worden en  bewaakt de procedure en termijn van afhandeling.  

Een klacht wordt zo spoedig mogelijk afgehandeld. De deelnemer of ouder/bewindvoerder die de klacht heeft ingediend ontvangt binnen 6 weken een schriftelijk en gemotiveerd  oordeel over de klacht, inclusief concrete termijnen waarbinnen eventuele maatregelen  zullen zijn gerealiseerd. Het is mogelijk om eenmalig de termijn van 6 weken te verlengen  met 4 weken, dit dient schriftelijk te worden gemeld aan de indiener van de klacht.

4Fusion werkt met verschillende verwijzers van deelnemers / leerlingen. Zodra een klacht  gemeld is via een klachtenformulier wordt de contactpersoon van de verwijzer (Eduvier,  Allerzorg, Kwintes of anders) op de hoogte gesteld. Samen worden afspraken gemaakt over  hoe de verwijzer op de hoogte wordt gehouden. 

In principe wordt de klacht via de klachtenprocedure van 4Fusion afgehandeld. Tenzij in het  contact tussen 4Fusion en verwijzer blijkt dat de klacht betrekking heeft op de verwijzer. In  overleg tussen de contactpersoon van 4Fusion, de contactpersoon van de verwijzer en de  indiener van de klacht zal besloten worden hoe verdergegaan wordt met de klacht. Waarbij  het de voorkeur heeft de klacht door de organisatie te laten afhandelen waar de klacht  betrekking op heeft.  

Geschillencommissie  

Wanneer de Interne klachtenprocedure geen oplossing heeft geboden, dan kan de  deelnemer of ouder/bewindvoerder zich richten tot de geschillencommissie. De  geschillencommissie heeft als voorportaal een loket waar wordt geprobeerd de klacht op te  lossen met behulp van algemene en procedurele informatie, advies of bemiddeling. De  geschillencommissie is op de volgende wijze te bereiken: 

https://www.degeschillencommissiezorg.nl 

Leren van klachten 

4Fusion vindt het belangrijk om te leren van klachten. Daarom worden alle  

klachtformulieren en schriftelijke verslagleggingen en afhandelingen gedocumenteerd.  

Klachten die door begeleiders worden afgehandeld worden in het werkoverleg besproken en  gedocumenteerd in Dropbox. Klachten die door het bestuur worden afgehandeld worden in  het bestuursoverleg gesproken en gedocumenteerd in Dropbox. 

Eenmaal per jaar, tijdens de organisatie beoordeling, wordt een analyse gemaakt van de  klachten en worden verbeterpunten geformuleerd. 

Klachtenformulier 4Fusion 

Indiener van de klacht: 

Naam: ….. 

Adres: ….. 

Woonplaats: ….. 

Telefoon: ….. 

Email: ….. 

Indiener van de klacht is: Deelnemer / Ouder / Bewindvoerder Deelnemer / leerling van: Eduvier / Allerzorg / Kwintes / anders 

Datum van indienen klacht: …. / …. / …. 

Datum of periode dat de klacht is ontstaan:…. / …. / …. 

Korte omschrijving van de klacht: 

Wat verwacht de indiener van 4Fusion: 

Afhandeling van de klacht inclusief datum: 

Afgehandeld door begeleider en gemaakte afspraken: 

Afgehandeld door bestuur en gemaakte afspraken: 

Niet naar tevredenheid afgehandeld, indiener naar geschillencommissie.